De Contacten-app van Apple beheert en synchroniseert alle contacten voor je. De meeste van ons gebruiken het dagelijks en binnen verschillende applicaties. Je kunt groepen maken, meerdere accounts toevoegen en heel basic of juist heel uitgebreid informatie per contact toevoegen. Met de volgende tips helpen wij je nóg meer uit Contacten op de Mac te halen.
Creëer overzicht
Alles begint met overzicht. Hierdoor werkt je Contacten-app soepeler en kun je sneller vinden wat je zoekt. Begin bij het uitzetten van overbodige accounts. Als je naar Contacten > Accounts gaat kun je precies zien welke accounts contacten binnenhalen. Zitter hier accounts bij die je helemaal niet voor contacten gebruikt? Schakel deze dan uit. De contacten die je wel wilt gebruiken kun je uiteraard opschonen door er één-voor-één doorheen te lopen. Met de optie Contacten > Kaart > Zoek dubbele vermeldingen kun je snel alle dubbele contacten uitfilteren.
Deel je contacten op in lijsten
Wat overzicht kan geven, vooral als je veel contacten hebt, is het indelen in lijsten. Maak een nieuwe lijst aan via Archief > Nieuwe lijst of door op het plusteken achter de accountnaam te klikken. Geef de lijst een naam en sleep de gewenste contacten erin. Let op: hij verplaatst het contact niet vanuit ‘Alle contacten’, maar past enkel een filter toe. Het contact is dus nog steeds te vinden in ‘Alle contacten’. Klik je op de lijst, dan krijg je alleen de contacten te zien die daartoe behoren. Verwijder je een contact uit een lijst, dan kun je kiezen voor het alleen verwijderen uit de lijst of ook uit ‘Alle contacten’.
Erg handig is dat deze lijst ook automatisch worden herkent in Apple Mail. Zodra je de eerste letters van een lijst intikt in het aan of CC veld wordt deze aangevuld met de naam van de lijst. Als je deze bevestigd door op enter te drukken worden alle adressen van deze lijst automatisch ingevuld.
Print etiketten of enveloppen
Als je adresetiketten of enveloppen wilt bedrukken met de adressen van contacten op je Mac, dan kun je dit het makkelijkste via de Contacten-app doen. Selecteer hiervoor de gewenste adressen (eventueel door eerst een lijst aan te maken) en kies voor Archief > Druk af (cmd + P). Vanuit hier kun je diverse standaard etiketten en enveloppen kiezen of zelf toevoegen.
Contacten naar Numbers of Excel
Je kunt contacten (via Archief > Exporteer) exporteren als vCard om ze in andere toepassingen te kunnen verwerken. Ook is het mogelijk contacten om te zetten naar een spreadsheet. Dit kan door een nieuw document te openen in Numbers en de gewenste contacten vanuit de Contacten-app naar het lege document in Numbers te slepen. Er worden automatisch kolommen aangemaakt en als je er later contacten aan toevoegt worden de gegevens netjes over de bestaande kolommen verdeeld. Vanuit Numbers kun je dit document weer opslaan in verschillende formaten of exporteren naar het Excel of PDF formaat.
Automatisch de verjaardagen in je agenda
Je kunt aan elk contact een geboortedatum toevoegen. Doe je dit, dan zal deze automatisch verschijnen in de Apple Agenda. Verjaardagen worden in de Agenda aangegeven met een cadeau-icoon. Je kunt bij Agenda > Instellingen > Meldingen aangeven of je hier ook een melding voor wilt ontvangen.
Slimme lijsten maken
Naast gewone lijsten kun je ook slimme lijsten aanmaken binnen Contacten. Ga hiervoor naar Contacten > Archief > Nieuwe slimme lijst. Geef de lijst een naam (bijvoorbeeld: Verjaardagen komende maand) en voer een of meer voorwaarden in. In dit voorbeeld ‘Jarig ligt in de volgende 30 dagen’. Zodra je deze slimme lijst aanklikt laat hij je de verjaardagen zien die de komende 30 dagen zullen komen zodat je op tijd een kaartje kunt sturen. Zo kun je bijvoorbeeld ook makkelijk alle adressen in een bepaalde plaats of de laatst gewijzigde contacten verzamelen.
