Als Apple gebruiker werk je natuurlijk het liefste met Apple software. Pages, Keynote, Numbers, iCloud, Mail en Agenda bijvoorbeeld. Toch komt het regelmatig voor dat er met de toepassingen van Microsoft gewerkt wordt of moet worden. Vooral als er samengewerkt wordt binnen een organisatie of school komt dit geregeld voor.
Helaas heeft Microsoft het niet al te makkelijk gemaakt om onderscheid te maken tussen zakelijk en privé. Benamingen en iconen lijken erg op elkaar waardoor het behoorlijk onduidelijk kan worden. Daarnaast zijn er veel verschillende abonnementen af te sluiten. In dit artikel vertellen wij je hoe het zit met Microsoft accounts, Microsoft 365 en OneDrive voor Mac.
Een zakelijk Microsoft account
Een zakelijk account wordt door Microsoft ook wel werk- of schoolaccount genoemd. Dit wordt beheerd door een externe partij. Vaak is dit de werkgever, een betrokken ICT organisatie of de school. Studenten en docenten krijgen vaak zeer gunstige kortingen op abonnementen en Office pakketten.
Het zakelijke Microsoft account is aan het bedrijf gekoppeld en verdwijnt op het moment dat je van werk- of opdrachtgever veranderd. Dit pakket bevat diensten zoals Microsoft 365 mailboxen, Azure cloud diensten en Sharepoint. Ga je weg bij een bedrijf, dan heb je hier geen toegang meer toe.
Een persoonlijk Microsoft account
Aan de andere kant is er een persoonlijk Microsoft account, dit noemt het bedrijf een Personal account. Dit kun je zelf aanmaken en beheer je dus ook zelf. Er wordt niet gewerkt met verschillende rechten, je hebt toegang tot alles binnen dit account.
Dit persoonlijke account is en blijft van jou en staat los van je werk- of opdrachtgever. Hiervoor kun je een bestaand Live of Hotmail adres gebruiken of een nieuw account aanmaken met een ander privé mailadres zoals Gmail. Eindigt jouw inlognaam voor Microsoft op @outlook.com, dan is dit per definitie een persoonlijk account.
Zie een zakelijk en privé account als accounts bij twee verschillende bedrijven zoals Google en Apple. De data staat op twee totaal verschillende plekken en komt nooit samen.
De Office applicaties
Met een Microsoft account, zakelijk of privé, kun je ook een Microsoft 365 abonnement afsluiten. Dit abonnement is de opvolger van de losse Office licenties en bevat onder andere Word, Excel en Powerpoint (voor Mac). Er zitten behoorlijk wat verschillen tussen de diverse abonnementen.
De zakelijke abonnementen Microsoft 365‑apps voor bedrijven (zónder e-mailhosting) en Microsoft 365 Business Standard en Premium (mét e-mailhosting) bevatten allemaal verschillende applicaties waaronder Outlook, Word, Powerpoint en Excel. Microsoft 365 Business Basic bevat geen applicaties, alleen e-mailhosting. Samenwerkingstools zoals Sharepoint en Microsoft Teams zijn uniek voor de Business Basic, Business Standard en Business Premium abonnementen. Microsoft 365 Business Premium heeft een betere beveiliging en bevat als enige pakket de optie om apparaten te beheren. Om het niet nog ingewikkelder te maken laat ik de Enterprise abonnementen even voor wat ze zijn.
De persoonlijke abonnementen Office 365 Family en Office 365 Personal bevatten beide Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Het verschil zit hierin alleen bij het aantal gebruikers. Family is ontwikkeld voor gezinnen en kan geïnstalleerd worden door maximaal 6 gebruikers. Personal is bedoeld voor 1 gebruiker. Elke gebruiker kan de Office toepassingen op 5 apparaten tegelijk installeren.
One Drive
Dan is er ook nog One Drive. De online opslag van Microsoft vergelijkbaar met Google Drive of iCloud. Als je een Microsoft 365 abonnement neemt zit daar altijd 1TB opslagruimte per persoon in One Drive bij. Het delen van mappen en bestanden kan enkel met de zakelijke abonnementen.
Je kunt One Drive koppelen aan je Mac, sterker nog, je kunt meerdere One Drives koppelen aan je Mac. Helaas wordt het er niet overzichtelijker van. De ervaring leert dat accounts elkaar in de weg zitten en hierdoor verschillende conflicten ontstaan. Daarnaast moet je zelf goed onthouden welk account zakelijke en welke privé is, want eenmaal geïnstalleerd is het bijna niet meer van elkaar te onderscheiden. Helaas kun je de verschillende accounts niet samenvoegen. Als je twee One Drive accounts gaat koppelen, voeg dan eerst het zakelijke account toe.
Wil je graag samenwerken met anderen in je team of bedrijf? Dan raden wij overzichtelijkere diensten (zoals Dropbox) of een eigen server aan. Hierdoor heb je het meer in eigen hand en ben je niet afhankelijk van deze ingewikkelde constructies van Microsoft.
