Laat sommige mails opvallen

Meer overzicht betekent in veel gevallen het in één oog opslag kunnen onderscheiden van de verschillende thema’s of onderwerpen. Je kunt dit binnen Apple Mail op verschillende manieren doen. Met Regels kun je dit proces automatiseren. Om een regel toe te voegen ga je naar Mail > Instellingen > Regels en kies je voor ‘Voeg regel toe’.

Geef mails een kleurtje
Door de achtergrond van bepaalde mails een kleur mee te geven kun je ze snel onderscheiden van anderen. Hiermee zie je direct welke mails voldoen aan de door jouw gekozen criteria. Dit kan bijvoorbeeld de mail van een bepaald persoon zijn of met een specifiek onderwerp zoals ‘aanvraag’ of ‘verzendbevestiging’.  Voeg hiervoor een nieuwe regel toe (Mail > Instellingen > Regels), selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘stel kleur van bericht in’. Je kunt zowel de achtergrond als de tekst een kleurtje geven. Uiteraard valt een achtergrond meer op.

Markeer bepaalde mails
Vergelijkbaar met bovenstaande is het meegeven van een markering. Dit gebeurt in de vorm van een vlaggetje. Je kunt kiezen uit zeven kleuren. Het voordeel van markeringen is dat je daarop ook kunt filteren. Als je in de linker balk klikt op ‘Gemarkeerd’ zie je namelijk alleen de gemarkeerde mails (ongeacht welke kleur). Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘ken markering toe’.

Speel een geluid af
Je kunt er ook voor zorgen dat er automatisch een geluid wordt afgespeeld als een bepaalde mail binnenkomt. Zo word je direct alert gemaakt op belangrijke inkomende berichten. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘speel geluid af’.

Maak gebruik van geautomatiseerde mappen

Je kunt in Mail werken met een mappenstructuur. Mits het er niet teveel zijn kan dit heel overzichtelijk werken. Met Regels kun je het proces van je mails in mappen zetten automatiseren. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘verplaats bericht’. Kies vervolgens daarnaast de map waarin je de mail wilt zetten. De mail wordt nu verplaatst naar deze map en verdwijnt uit je inbox.

Doorsturen

Zijn er sommige mails die je altijd doorstuurt, zoals bijvoorbeeld binnenkomende facturen? Dan kun je deze automatisch laten doorsturen naar een ander adres. Dit kan ook handig zijn als je een paar dagen niet bereikbaar bent en iemand anders tijdelijk je mails moet binnenkrijgen. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘stuur bericht door’ en vul het adres in.

Let op: voor het uitvoeren van regels moet het mail programma actief zijn. Je kunt je Mac dus niet uitzetten of uitloggen. Het instellen van bijvoorbeeld een automatische beantwoorder (out-of-office reply) kun je daarom beter direct bij je provider doen in plaats van met Regels.

Waar je op moet letten

Als je een regel opslaat krijg je de vraag of je de regel ook wilt toepassen op de berichten die al in de postbussen staan of alleen op nieuwe berichten. Je kunt regels ook later op bestaande berichten toepassen door Bericht > Pas regels toe te kiezen. Als je meerdere regels opstelt, worden deze toegepast in de volgorde waarin ze in de lijst met regels staan. Sleep een regel omhoog of omlaag om de volgorde te wijzigen. Als je iCloud Drive gebruikt, zijn de regels ook beschikbaar op alle andere Mac-computers waarop iCloud Drive is ingeschakeld. Je kunt regels in- en uitschakelen bij Mail > Instellingen > Regels. Voor het uitvoeren van regels moet het mail programma actief zijn. Staat je Mac uit of is het account uitgelogd, dan worden de regels pas bij het openen van Mail weer toegepast.

Het bericht Creëer meer overzicht in Apple Mail met regels verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

Stel het Apple Mail reclame filter in

De eerste stap die je kunt nemen is gebruik maken van het bestaande reclame filter binnen Apple Mail. Open hiervoor het mail programma en ga naar Mail > Instellingen > Reclame. Schakel het filter voor ongewenste reclame in. Vervolgens kun je de instellingen eronder aanpassen.  Allereerst heb je drie opties.

Optie 1: de als ongewenste reclame gemarkeerde mails in de inkomende postbus laten staan.

Hierdoor weet je zeker dat er niet per ongeluk gewone mails in je postbus voor ongewenste reclame verdwijnen. Je krijgt reclame mails dan nog steeds in je inbox en dat lost je probleem over het algemeen dus niet op.

Optie 2: de als ongewenste reclame gemarkeerde mails verplaatsen naar de postbus die daarvoor bestaat

Ongewenste reclame wordt hierdoor direct uit je inbox verwijderd en verplaatst naar de daarvoor bestemde postbus. Deze vind je in de linker kolom (meestal onder ‘Verstuurd’). Je kunt deze af en toe controleren op gewone mails. Deze optie zal in de meeste gevallen het beste werken.

Optie 3: Aangepaste taken uitvoeren

Als je voor deze optie kiest kun je onderaan bij ‘Geavanceerd…’ een eigen regel samenstellen waar spam aan moet voldoen. Dit is iets wat je dus ook zult moeten bijhouden. Je kunt hier bijvoorbeeld een eigen ‘blacklist‘ (een lijst met adressen die je verdenkt als spam of reclame) maken. Deze optie kun je gebruiken als je wat handiger bent in het gebruik van Apple Mail en Regels, maar is niet de meest eenvoudige.

Vervolgens kun je wat uitzonderingen aangeven. Bijvoorbeeld dat mails afkomstig van jouw contacten (dus die in Apple Contacten staan) nooit als spam worden gemarkeerd. Mijn ervaring is dat het aanvinken van alle drie de hokjes over het algemeen het beste resultaat geeft. Je kunt hier uiteraard mee experimenteren.

Komt er toch een spam mail in je inbox terecht? Markeer deze dan handmatig als reclame. Selecteer of open hiervoor de mail en ga naar Bericht > Verplaats naar ‘Reclame’. Is er per ongeluk een goede mail als reclame gemarkeerd? Klik dan rechtsboven op Verplaats naar ‘Inkomend’ om dit ongedaan te maken. Apple mail zal steeds beter worden in het uitfilteren van de ongewenste e-mails.

Schakel een spamfilter in bij de hosting provider

De meeste mail en internetproviders bieden een (aanvullend) spam- of mailfilter aan. Onder andere Ziggo en KPN hebben verschillende mogelijkheden op dit gebied. Ook als je een eigen website inclusief mailadressen hebt kun je vaak gebruik maken van een extra spamfilter zoals (bij o.a. Antagonist) Apache SpamAssassin. Vraag naar de mogelijkheden bij jouw provider of hostingpartij als het niet op hun website te vinden is. Hebben zij dit niet, dan kunnen we je een online filter aanbieden, waar je je inkomende mail doorheen laat gaan. Je krijgt een handleiding per mail, maar hebt wel wat verstand nodig van DNS om dit toe te kunnen passen.

Pak het probleem aan bij de bron

Uiteraard ontvang je het liefste helemaal geen ongewenste reclame. Zorg dus dat je veilig online gaat en zuinig bent met het invoeren van je mailadres op verschillende websites. Maak bijvoorbeeld slim gebruik van Apple’s ‘verberg mijn e-mail adres’ functie. Helaas is een spamvrije inbox een utopie geworden. Hopelijk hebben we je met bovenstaande tips weer een stapje verder geholpen.

Het bericht Dit is wat je op de Mac kunt doen in het gevecht tegen spam mails verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

1. De basis: een versleutelde verbinding

Allereerst is het belangrijk om de verbinding tussen jouw Mac, iPad of iPhone en de provider te versleutelen. Dit wordt gedaan door middel van SSL. Als je een eigen domeinnaam hebt zal jouw provider dit meestal aanbieden zonder dat je hier extra voor hoeft te betalen. Dit kun je in dat geval checken op de website van de provider op de pagina waar de juiste serverinstellingen staan. Kun je het niet vinden? Neem dan contact met ze op.

Deze (IMAP) instellingen neem je vervolgens over in je Mail app op het apparaat. Op de Mac zit dit bij Mail > Instellingen > Accounts > Serverinstellingen. In sommige gevallen moet je ‘Beheer serverinstellingen automatisch‘ eerst uitvinken om te zien of SSL aanstaat. Gebruik je webmail, dan kun je SSL herkennen aan het https adres. Op de iPhone en iPad ga je naar Instellingen > Mail > Accounts > ‘het juiste account’ > Accountinstellingen > Geavanceerd om te zien of SSL aanstaat. Doe dit ook voor de uitgaande server (SMTP).

2. Beveilig je apparaten voldoende

Je kunt mail wel veilig versturen, maar als het op een slecht beveiligde computer of smartphone staat is dat natuurlijk niet erg handig. Zorg dus dat je apparaten waar de mail op wordt binnengehaald voldoende beveiligd zijn. Kies voor een veilig wachtwoord dat moet worden ingevoerd na een herstart of sluimerstand, Touch ID of Face ID indien mogelijk en schakel op oudere Macs (een Mac zonder Apple silicon of T2-chip) FileVault in.

3. Geef documenten een wachtwoord mee

De makkelijkste manier om gevoelige data een extra beveiliging mee te geven is door een wachtwoord toe te voegen aan het document. Dit werkt dus alleen als je bijvoorbeeld een Word, Excel op Pages bestand verstuurd. Maak hiervoor het document aan en ga naar Archief > Stel wachtwoord in (Apple toepassingen) of Extra > Document beveiligen (Microsoft toepassingen). Geef een wachtwoord op en bevestig dit, sla het document op en verstuur dit per mail. Het wachtwoord maak je op een andere manier kenbaar aan de ontvanger, bijvoorbeeld door een telefoontje of SMS. Zo worden het document, beveiligd met een wachtwoord, en de sleutel hiervoor apart verzonden en kan alleen de persoon waarvoor het bedoeld is het openen.

4. Voor wie meer wil

Verstuur je regelmatig mails met privacygevoelige informatie, dan kun je kiezen voor een extra beveiliging van bepaalde mails door ze te versturen met een aparte toepassing. Voor verschillende branches zijn er verschillende mogelijkheden. Ben je lid van een beroepsvereniging? Check dan eerst of zij iets aanbieden of adviseren. Vaak kun je dan ook korting krijgen op het gebruik ervan.

Deze speciale toepassingen (die vaak alleen via de browser te gebruiken zijn, dus niet in Apple Mail) maken extra beveiliging zoals End-to-End versleuteling, zelf vernietigende berichten en twee-staps-verificatie mogelijk. Voorbeelden hiervan zijn Zorgmail (speciaal voor de zorg), Zivver en Protonmail. Deze laatste is gratis uit te proberen. Hiervoor maak je gebruik van een @protonmail adres. In de betaalde versie kun je deze koppelen aan je eigen domeinnaam.

5. Veiliger bestanden versturen

Als je bestanden verstuurd naar een e-mail adres (via mail of bijvoorbeeld diensten als WeTransfer) weet je eigenlijk nooit met zekerheid of degene die de mail moet ontvangen ook degene is die de mail opent. Je kunt nou eenmaal niet zien wie er achter die computer zit. Door gebruik te maken van een dienst zoals SendSafely kun je voorkomen dat gevoelige bijlagen in verkeerde handen vallen. Deze dienst zorgt er naast encryptie ook voor dat de ontvanger een code krijgt via SMS waarmee de mail kan worden geopend. Je hebt dan dus een twee beveiligingslaag aangebracht.

De in deze blog genoemde software is geenszins aan ons verbonden. Wij worden niet beloond of betaald om deze producten aan te bevelen of te noemen. Ook zijn wij op geen enkele manier aansprakelijk of verantwoordelijk voor het gebruik of de kwaliteit ervan.

Het bericht 5 tips om de beveiliging van je mail aan te scherpen verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

De Voordelen van IMAP

Er zijn twee manieren om mails binnen te halen. Via het IMAP (Internet Message Access Protocol) of POP (Post Office Protocol). Termen die wellicht bekend voorkomen, maar wat is nu precies het verschil?

Synchronisatie

Het belangrijkste verschil heeft te maken met synchronisatie. Bij het gebruik van POP worden de mails van de server binnengehaald en daarna lokaal (op de Mac) opgeslagen. Hierna worden ze automatisch (meestal na een maand, afhankelijk van de instellingen) van de server verwijderd. Dit heeft als gevolg dat op het moment dat je de mail wilt binnenhalen op een tweede apparaat alles ouder dan een maand niet binnen kan komen (omdat dit niet meer op de server staat). Een ander nadeel hiervan is dat gelezen mails op de Mac op de iPhone nog als ongelezen aangemerkt zijn. Hetzelfde geldt voor het verwijderen van mails. Een mail verwijderen op de Mac, betekent met POP dat de mail wel nog op de andere apparaten staat. Dit kan heel onhandig en verwarrend zijn.

IMAP zorgt ervoor dat mails op de server blijven staan en dus constant kunnen worden binnengehaald en geüpdatet. Gelezen is dus overal gelezen en weg is (direct op de server en dus) overal weg. Mocht je een nieuwe Mac aanschaffen dan kunnen alle mails direct worden ingeladen vanaf de server.

Veiligheid

Naast het feit dat mails met POP niet synchroon worden gehouden is het ook een stuk onveiliger. Oorspronkelijk ondersteund POP3 (de huidige versie) alleen onversleuteld inloggen. Na drie keer foutief inloggen wordt de account NIET geblokkeerd. Hierdoor wordt het hackers makkelijk gemaakt je wachtwoord te achterhalen. Gebruik dus altijd een zeer sterk wachtwoord als je POP mail gebruikt. Bij sommige providers is het tegenwoordig wel mogelijk om via een beveiligde verbinding (SSL – Secure Sockets Layer) je POP mails te versturen, hierover lees je meer bij “de juiste gegevens” hieronder.

Push Mail

Het derde voordeel van IMAP is de push functionaliteit. Hiermee krijg je direct een melding als er een nieuwe mail binnenkomt. Dit in tegenstelling tot POP waarbij mails pas binnenkomen als de Mac of iPhone aan de server heeft gevraagd of er nog nieuwe mails zijn. Deze instellingen kun je op de iPhone en iPad vinden bij: Instellingen > Mail > Accounts > Nieuwe gegevens. Het gebruiken van push verbruikt wel iets meer batterij.

Let op: een nadeel van IMAP is dat de server hierbij flink vol kan lopen (alles blijft namelijk staan totdat je het zelf verwijderd). Houd dus in de gaten dat je genoeg ruimte hebt (check dit bij de provider of via webmail) of zorg dat je oude en/of onbelangrijke mails zo veel mogelijk verwijderd.

De juiste gegevens

Als je een keuze hebt gemaakt in protocol (wij raden IMAP sterk aan) is het een kwestie van goed instellen. Check de instellingen bij de verschillende accounts met de gegevens hieronder. Wijzig waar nodig. Werkt het nog steeds niet? Verwijder dan de account en voeg deze opnieuw toe (let goed op dat je de juiste gegevens gebruikt). Bij POP mail worden binnengehaalde mails alleen lokaal opgeslagen. Zorg dus dat je deze veiligstelt voordat je de account verwijderd.

IMAP instellingen voor de meeste gebruikte hostingpartijen:

Het bericht Zorgeloos mails ontvangen en versturen met IMAP verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

1. Zoekt en gij zult vinden

In Apple Mail is het mogelijk om te zoeken op mails van een bepaalde afzender en vervolgens daar nog een onderwerp aan te hangen. Dit werkt erg goed, maar wordt helaas heel weinig gebruikt.

Om te zoeken gebruik je het zoekveld rechtsboven in Mail. Begin met het tikken van een afzender of onderwerp waar je naar zoekt. In beeld verschijnen een aantal suggesties. Kies je een suggestie door er op te klikken, dan wordt deze als zoekopdracht ingevuld. Voor deze naam of titel staat nu een blokje met “van”, “aan”, “onderwerp” of “geheel bericht”. Door hier een keuze in te maken worden de zoekresultaten aangepast. Naast het eerste blokje kun je een tweede zoekterm intikken. Zo kun je dus gemakkelijk zoeken op alle mails van een bepaalde afzender met een bepaald onderwerp.

2. Maak gebruik van mappen (maar niet teveel)

Met zoeken kom je een heel eind, maar voor sommige mails wil je graag aparte mappen aanmaken. Bijvoorbeeld een map voor “Acties”, mails waar je nog achteraan moet. Door deze map regelmatig te controleren vergeet je nooit iets op te volgen en dat geeft rust*.

Mappen maak je aan door te gaan naar Postbus > Nieuwe Postbus. Zorg dat je mappen aanmaakt op de server (te herkennen aan het @ icoon of het logo van de server) en niet lokaal op de Mac. Zo heb je overal dezelfde mappenstructuur. Hiervoor moet de mail zijn ingesteld als IMAP.

*Tegenwoordig kun je ook een herinnering instellen om later terug te komen op een e-mail. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een mail en kies ‘Herinnering’. Hier kun je aangeven wanneer je herinnert wilt worden aan die specifieke e-mail.

3. Automatisch filteren met slimme postbussen

Wil je met enige regelmaat dezelfde soort mails in één overzicht zien? Maak dan gebruik van slimme postbussen. Door verschillende criteria als datum, afzender, onderwerp of prioriteit mee te geven aan zo’n postbus kun je in één keer alle mails zien die hieraan voldoen. Dit wordt opgeslagen en stel je dus eenmalig in.

Ga hiervoor naar Postbus > Nieuw slimme postbus. Geef nu een naam en de criteria aan. Op deze manier kun je bijvoorbeeld dagelijks snel de urgente mails bekijken. De postbus verschijnt in de linker kolom onderaan met een radar symbool. De mails blijven gewoon in je inbox staan. Het is dus geen map, maar een filter.

4. Schrijf je uit voor onbelangrijke nieuwsbrieven

Een groot gedeelte van de dagelijkse mailstroom zijn nieuwsbrieven. Als Mail de e-mail als zodanig herkent staat er een klein balkje bovenaan de mail waarin dit wordt aangeven. Je kunt je hier met één druk op de knop afmelden.

Heb je een nieuwsbrief die je wel graag leest ontvangen en gelezen? Gooi hem dan gelijk weg als je deze niet meer persé hoeft te bewaren. Of zoek zo nu en dan op deze afzender en verwijder alle oude mailings in één keer.

5. Zorg voor minder spam

Spam voorkomen is bijna onmogelijk. Helaas is het nu eenmaal zo dat robots de hele dag bezig zijn met het versturen van onzin- en phishing-mails. Maar om meer controle over je mailbox te krijgen kun je wel het volgende doen:

• Laat je mailadres alleen achter als het echt nodig is en lees de voorwaarden. Soms wordt je adres aan derden verkocht of weggegeven, vooral als het gaat om commerciële win-acties.
• Gebruik indien nodig de functie van iCloud om je e-mail adres te verbergen.
• Stel een spamfilter in bij je provider. Zo pak je het probleem aan bij de bron. Informeer bij je aanbieder naar de mogelijkheden.
• Schakel het filter voor ongewenste reclame in bij je Apple Mail programma. Klik hiervoor op Mail > Instellingen > Reclame.
• Regel is: op hoe meer websites jouw mailadres staat vermeld, hoe meer kans op spam. Beperk dit dus waar mogelijk.

6. Wissen en archiveren

Het klinkt vanzelfsprekender dan het is: wis je mails. Gooi meteen weg wat niet meer nodig is. Natuurlijk moet je veel zakelijke mails bewaren voor de belastingdienst omdat offertes, facturen en andere afspraken tegenwoordig via de mail gaan, maar overdrijf het niet. Ga eens door je laatste 100 mails heen en kijk wat er weg kan. Dit is waarschijnlijk veel meer dan je had gedacht. Vergeet niet regelmatig de spamfolder en prullenmand te legen.

Ook archiveren kan een hoop overzicht geven. Selecteer oude mails die je niet meer vaak leest, klik met de rechter muisknop en kies “Archiveer”. De mails worden nu uit de inbox verplaatst naar het Archief in de linkerkolom.

Het bericht 6 praktische tips om weer controle over je mailbox te krijgen verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

Wil je graag sneller werken met Apple Mail? Hier geven we 7 tips om sneller te werken met Apple Mail!

Hoe Mail Drop werkt

Mail Drop werkt heel gemakkelijk. In feite stuur je geen bijlage mee, maar een link waarmee de ontvanger het bestand zelf kan downloaden. Het is een kwestie van het te versturen bestand slepen naar het Mail programma van Apple en vervolgens klik je op “verstuur”. Klinkt simpel? Is het ook! Je moet Mail Drop wel even activeren. Dat kan via het menu in Mail > Instellingen > Accounts. Per mailbox is nu bij “Accountinformatie” aan te geven dat grote bijlagen moeten worden verstuurd met Mail Drop (zie afbeelding). Herhaal deze stappen voor elk account waarmee je Mail Drop wilt gebruiken.

Op de iPhone en iPad hoef je niks in te stellen. Je krijgt automatisch een bericht te zien met de vraag of je Mail Drop wilt gebruiken op het moment dat je een groot bestand wilt versturen.

Er zijn echter wel een aantal dingen waar rekening mee gehouden moet worden:

• Een bijlage mag maximaal 5GB groot zijn
• Nadat je een e-mail hebt verstuurd, hebben de ontvangers 30 dagen de tijd om de bijlagen in Mail Drop te downloaden.
• Mappen kunnen niet worden toegevoegd (wel gecomprimeerde .zip files)
• Er mag maximaal 1TB aan bestanden in de “lucht” zijn (als de link na 30 dagen verlopen is, komt de ruimte weer vrij)
• Het werkt bij alle soorten mail accounts, als het maar als IMAP is ingesteld

Ook moet je iCloud gebruiker zijn (en zijn ingelogd op de betreffende Mac, iPad of iPhone) om het te kunnen gebruiken. De bestanden worden namelijk ge-upload naar jouw iCloud account. Gelukkig gaat het niet af van je gratis iCloud ruimte (5GB) en hoeft het mailadres geen iCloud.com of me.com te bevatten om Mail Drop te kunnen gebruiken.

De ontvanger merkt geen verschil

Het mooie van Mail Drop is dat de ontvanger, Mac of niet, geen verschil zal merken. Mac gebruikers zullen de bijlage zien zoals ze gewend zijn: als bijlage. Mac gebruikers met een verouderd systeem, webmail of Windows gebruikers krijgen een download link te zien. De download begint direct als de link wordt aangeklikt. Duidelijk en eenvoudig dus!

Het bericht Snel en makkelijk grote bestanden versturen met Mail Drop verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

Opzoek naar inspiratie? Hier vind je de 20 meest hilarische out-of-office reply’s!

Out-of-office reply instellen bij de hosting provider

Het handigste is om een out-of-office reply instellen bij de hosting provider. Dit gaat namelijk ook door als jouw Mac uit staat. Waar je dit kunt doen verschilt per provider. Meestal kan het via je dashboard, controlpanel, webmail of direct admin. Op de website van jouw hosting provider vind je hier meer informatie over. Hier vind je de instructies voor mijndomein, Antagonist en Hostnet.

Maak je gebruik van onze dienst ‘PaSav hosting’? Volg dan onderstaande instructies:
Log in op het controlpanel met je e-mailadres en je wachtwoord. Heb je deze gegevens niet (meer), neem dan contact met ons op. Klik op instellingen aan de linkerkant en kies voor ‘afwezigheidsbericht’. Je kan nu je bericht aanmaken en opgeven wanneer deze actief is. Als je klaar bent sla je deze op.

@icloud.com of @me.com mailadressen

Maak je gebruik van een @icloud.com of @me.com mailadres en wil je hiervoor een out-of-office reply instellen, dan kun je dit ook direct bij iCloud doen. Het grote voordeel is dat dit niet afhankelijk is van een Mac en je de Mac dus ook niet aan hoeft te laten staan. Je hoeft niet eens een Mac te hebben om deze functie te kunnen gebruiken.

Om dit te doen ga je naar www.icloud.com en log je in met het betreffende adres en wachtwoord. Vervolgens ga je bij Apps naar Mail. Klik op het radar icoon linksboven en kies vervolgend voor Instellingen. Ga naar het tabblad ‘Automatisch antwoord’. Schakel de functie in, vul de begin- en einddatum en de tekst in. Je automatische antwoord gaat in op de begindatum die je hebt ingesteld.

Exchange of Microsoft 365

Maak je gebruik van Exchange of Microsoft 365 dan kun je dit doen door in te loggen op de website van Microsoft. Ga naar Instellingen  > E-mail > Automatische antwoorden > Automatische antwoorden inschakelen en vul de gevraagde gegevens in.

Vaak kun je ook aangeven dat er maar één keer (per dag) een reply wordt verzonden. Dat is wel zo prettig voor de ontvanger.

Vergeet niet te testen

Vergeet vooral niet te testen of het ook allemaal naar behoren werkt door jezelf een mailtje te sturen, het liefst vanaf een ander adres. Fijne vakantie!

Het bericht 3 manieren om een out-of-office reply mail in te stellen verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

Wil je grote bestanden versturen met Apple Mail? Lees hier hoe je snel en makkelijk grote bestanden verstuurt met Mail Drop.

1. Multitasken met concepten

Sinds iOS 8 is het op de iPhone en iPad mogelijk om tijdens het maken van een mail terug te gaan naar je inbox en eventuele mappen daarbinnen. Door je concept naar beneden te vegen wordt deze automatisch opgeslagen en kun je in je mail zoeken en bijvoorbeeld een stukje tekst kopiëren. Deze kun je vervolgens weer in je concept plakken door op de titel te tikken. Je kunt zo meerdere mails te gelijk maken en tussendoor opslaan. Kun je je concept niet meer vinden? Houdt dan je vinger even vast op het nieuwe-bericht-icoon rechtsonder (vierkantje met pen). Je ziet dan direct alle opgeslagen concepten.

2. Maak gebruik van veegopties

Je kunt op verschillende manieren een mail markeren, weggooien of bijvoorbeeld op ongelezen zetten. De snelste manier is door gebruik te maken van veegopties. Door met je vinger over de mail te vegen worden er verschillende acties zichtbaar. Van links naar rechts vegen is ‘markeren als ongelezen’ of ‘een herinnering instellen’. Van rechts naar links vegen is ‘verwijderen van de mail’.

Op de iPhone en iPad kun je deze instellingen eventueel nog aanpassen. Ga hiervoor naar Instellingen > Mail > Veegopties.

3. Werk met mappen

Het werkt niet voor iedereen even snel of overzichtelijk, maar door gebruik te maken van mappen kun je meer overzicht creëren. Maak bijvoorbeeld een map aan voor mails waar je later nog naar wilt kijken. Elke mail die binnenkomt waar je niet direct op kunt reageren gaat in deze map. Hier ga je vervolgens op een ander tijdstip doorheen. Zo hou je overzicht in de soms overweldigende stroom met mails zonder iets over het hoofd te zien. Je kunt mappen bijvoorbeeld ook gebruiken om mails te sorteren per project. Vergeet hierbij niet dat er ook een hele slimme zoekfunctie in Mail zit waarbij je (zonder mappen nodig te hebben) snel kunt zoeken op alle mails van één bepaalde afzender.

Als je gebruik maakt van zo’n mappenstructuur, zorg dan dat je mail ingesteld staat als IMAP. Hierdoor kun je zowel op je Mac als op je iPhone en/of iPad bij alle mappen. Om snel bij de veelgebruikte mappen te kunnen op je iPhone of iPad kun je ze ook nog toevoegen aan het postbussen overzicht:

• Open op je iPhone/iPad de Mail app en ga naar Postbussen (linksboven)
• Tik op “Wijzig” rechts bovenaan
• Kies “Voeg postbus toe..”
• Selecteer jouw veelgebruikte map(pen)
• Tik twee keer op “Gereed”

Je kunt nu heel eenvoudig bij je veelgebruikte mappen. Op de iPhone is dit super snel en overzichtelijk!

4. VIP’s en meldingen

Wil je niet constant gestoord worden, maar wel op de hoogte blijven van specifieke mails? Maak dan gebruik van zogenaamde VIP markeringen. Door belangrijke contactpersonen aan te merken als VIP kun je aangepaste meldingen toevoegen. Bijvoorbeeld een andere beltoon of trilpatroon. Ga hiervoor naar de iPhone of iPad Mail app > Postbussen en tik op VIP. Staat VIP er niet bij voeg deze dan eerste toe via de stappen hierboven. Nu kun je VIP’s toevoegen, verwijderen en de meldingen aanpassen. Op de Mac kun je een VIP aanmerken door met de rechtermuisknop op de naam te klikken en te kiezen voor ‘Voeg toe aan VIPs’.

5. Maak groepen en mail deze in één keer

Het adresboek van Apple (Contacten) heeft een aantal handige functies. Eén daarvan werkt samen met Mail en heet: Lijsten. Hiermee kun je meerdere ontvanger in één keer invoeren in Mail.

Sluit Mail af en maak een nieuwe groep aan in Contacten op de Mac door te kiezen voor Archief > Nieuwe lijst. Sleep hier de gewenste contacten in. Open nu het Mail programma en begin met het tikken van de naam van de lijst in het ‘aan’ veld. Doe pijltje naar rechts of tab als je ziet dat de juiste groepsnaam wordt aangevuld. Nu komen alle e-mail adressen uit die groep in het ‘aan’ veld te staan.

6. Mail grote bestanden direct vanuit Mail

Komt het regelmatig voor dat je grote bijlagen moet versturen en gebruik je hier nu WeTransfer of You Send It voor? Zonde van je tijd! In het Mail programma op je Mac zit namelijk een functie met de naam Mail Drop. Hiermee kun je bijlagen tot 5GB versturen zonder Mail te hoeven verlaten. Je kunt dit per postbus activeren bij ‘Accounts’ onder Mail > Instellingen > Accountinformatie.

7. E-mails inplannen voor later

Zit je soms nog in de avonduren of weekenden te werken óf werk je gewoon graag vooruit? Met de inplan functie in Apple Mail is het heel makkelijk geworden om e-mails op een later tijdstip pas te verzenden. Tik hiervoor eerst je e-mail, voeg eventuele bijlagen toe en vul een adres in bij ‘Aan:’. Klik vervolgens op het kleine pijl naar beneden naast het verstuur icoon. Je ziet nu een menu met twee suggesties en de optie om zelf een tijdstip aan te geven. De e-mail komt nu terecht in de postbus ‘Stuur later’. Door daar de mail weer aan te klikken kun je het tijdstip eventueel nog wijzigen of hem helemaal verwijderen.

Op de iPhone of iPad tik je niet één keer op de verzendknop, maar houd je je vinger er even op vast. Nu krijg je weer dezelfde mogelijkheden te zien als hiervoor beschreven op de Mac.

Verder lezen? Hier lees je hoe je weer controle krijgt over je mailbox.

Het bericht 7 tips om sneller te werken met Apple Mail verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..