Laat sommige mails opvallen

Meer overzicht betekent in veel gevallen het in één oog opslag kunnen onderscheiden van de verschillende thema’s of onderwerpen. Je kunt dit binnen Apple Mail op verschillende manieren doen. Met Regels kun je dit proces automatiseren. Om een regel toe te voegen ga je naar Mail > Instellingen > Regels en kies je voor ‘Voeg regel toe’.

Geef mails een kleurtje
Door de achtergrond van bepaalde mails een kleur mee te geven kun je ze snel onderscheiden van anderen. Hiermee zie je direct welke mails voldoen aan de door jouw gekozen criteria. Dit kan bijvoorbeeld de mail van een bepaald persoon zijn of met een specifiek onderwerp zoals ‘aanvraag’ of ‘verzendbevestiging’.  Voeg hiervoor een nieuwe regel toe (Mail > Instellingen > Regels), selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘stel kleur van bericht in’. Je kunt zowel de achtergrond als de tekst een kleurtje geven. Uiteraard valt een achtergrond meer op.

Markeer bepaalde mails
Vergelijkbaar met bovenstaande is het meegeven van een markering. Dit gebeurt in de vorm van een vlaggetje. Je kunt kiezen uit zeven kleuren. Het voordeel van markeringen is dat je daarop ook kunt filteren. Als je in de linker balk klikt op ‘Gemarkeerd’ zie je namelijk alleen de gemarkeerde mails (ongeacht welke kleur). Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘ken markering toe’.

Speel een geluid af
Je kunt er ook voor zorgen dat er automatisch een geluid wordt afgespeeld als een bepaalde mail binnenkomt. Zo word je direct alert gemaakt op belangrijke inkomende berichten. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘speel geluid af’.

Maak gebruik van geautomatiseerde mappen

Je kunt in Mail werken met een mappenstructuur. Mits het er niet teveel zijn kan dit heel overzichtelijk werken. Met Regels kun je het proces van je mails in mappen zetten automatiseren. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘verplaats bericht’. Kies vervolgens daarnaast de map waarin je de mail wilt zetten. De mail wordt nu verplaatst naar deze map en verdwijnt uit je inbox.

Doorsturen

Zijn er sommige mails die je altijd doorstuurt, zoals bijvoorbeeld binnenkomende facturen? Dan kun je deze automatisch laten doorsturen naar een ander adres. Dit kan ook handig zijn als je een paar dagen niet bereikbaar bent en iemand anders tijdelijk je mails moet binnenkrijgen. Voeg hiervoor een nieuwe regel toe, selecteer in het bovenste gedeelte de criteria en kies bij de taken eronder voor ‘stuur bericht door’ en vul het adres in.

Let op: voor het uitvoeren van regels moet het mail programma actief zijn. Je kunt je Mac dus niet uitzetten of uitloggen. Het instellen van bijvoorbeeld een automatische beantwoorder (out-of-office reply) kun je daarom beter direct bij je provider doen in plaats van met Regels.

Waar je op moet letten

Als je een regel opslaat krijg je de vraag of je de regel ook wilt toepassen op de berichten die al in de postbussen staan of alleen op nieuwe berichten. Je kunt regels ook later op bestaande berichten toepassen door Bericht > Pas regels toe te kiezen. Als je meerdere regels opstelt, worden deze toegepast in de volgorde waarin ze in de lijst met regels staan. Sleep een regel omhoog of omlaag om de volgorde te wijzigen. Als je iCloud Drive gebruikt, zijn de regels ook beschikbaar op alle andere Mac-computers waarop iCloud Drive is ingeschakeld. Je kunt regels in- en uitschakelen bij Mail > Instellingen > Regels. Voor het uitvoeren van regels moet het mail programma actief zijn. Staat je Mac uit of is het account uitgelogd, dan worden de regels pas bij het openen van Mail weer toegepast.

Het bericht Creëer meer overzicht in Apple Mail met regels verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

Opzoek naar inspiratie? Hier vind je de 20 meest hilarische out-of-office reply’s!

Out-of-office reply instellen bij de hosting provider

Het handigste is om een out-of-office reply instellen bij de hosting provider. Dit gaat namelijk ook door als jouw Mac uit staat. Waar je dit kunt doen verschilt per provider. Meestal kan het via je dashboard, controlpanel, webmail of direct admin. Op de website van jouw hosting provider vind je hier meer informatie over. Hier vind je de instructies voor mijndomein, Antagonist en Hostnet.

Maak je gebruik van onze dienst ‘PaSav hosting’? Volg dan onderstaande instructies:
Log in op het controlpanel met je e-mailadres en je wachtwoord. Heb je deze gegevens niet (meer), neem dan contact met ons op. Klik op instellingen aan de linkerkant en kies voor ‘afwezigheidsbericht’. Je kan nu je bericht aanmaken en opgeven wanneer deze actief is. Als je klaar bent sla je deze op.

@icloud.com of @me.com mailadressen

Maak je gebruik van een @icloud.com of @me.com mailadres en wil je hiervoor een out-of-office reply instellen, dan kun je dit ook direct bij iCloud doen. Het grote voordeel is dat dit niet afhankelijk is van een Mac en je de Mac dus ook niet aan hoeft te laten staan. Je hoeft niet eens een Mac te hebben om deze functie te kunnen gebruiken.

Om dit te doen ga je naar www.icloud.com en log je in met het betreffende adres en wachtwoord. Vervolgens ga je bij Apps naar Mail. Klik op het radar icoon linksboven en kies vervolgend voor Instellingen. Ga naar het tabblad ‘Automatisch antwoord’. Schakel de functie in, vul de begin- en einddatum en de tekst in. Je automatische antwoord gaat in op de begindatum die je hebt ingesteld.

Exchange of Microsoft 365

Maak je gebruik van Exchange of Microsoft 365 dan kun je dit doen door in te loggen op de website van Microsoft. Ga naar Instellingen  > E-mail > Automatische antwoorden > Automatische antwoorden inschakelen en vul de gevraagde gegevens in.

Vaak kun je ook aangeven dat er maar één keer (per dag) een reply wordt verzonden. Dat is wel zo prettig voor de ontvanger.

Vergeet niet te testen

Vergeet vooral niet te testen of het ook allemaal naar behoren werkt door jezelf een mailtje te sturen, het liefst vanaf een ander adres. Fijne vakantie!

Het bericht 3 manieren om een out-of-office reply mail in te stellen verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

Wil je grote bestanden versturen met Apple Mail? Lees hier hoe je snel en makkelijk grote bestanden verstuurt met Mail Drop.

1. Multitasken met concepten

Sinds iOS 8 is het op de iPhone en iPad mogelijk om tijdens het maken van een mail terug te gaan naar je inbox en eventuele mappen daarbinnen. Door je concept naar beneden te vegen wordt deze automatisch opgeslagen en kun je in je mail zoeken en bijvoorbeeld een stukje tekst kopiëren. Deze kun je vervolgens weer in je concept plakken door op de titel te tikken. Je kunt zo meerdere mails te gelijk maken en tussendoor opslaan. Kun je je concept niet meer vinden? Houdt dan je vinger even vast op het nieuwe-bericht-icoon rechtsonder (vierkantje met pen). Je ziet dan direct alle opgeslagen concepten.

2. Maak gebruik van veegopties

Je kunt op verschillende manieren een mail markeren, weggooien of bijvoorbeeld op ongelezen zetten. De snelste manier is door gebruik te maken van veegopties. Door met je vinger over de mail te vegen worden er verschillende acties zichtbaar. Van links naar rechts vegen is ‘markeren als ongelezen’ of ‘een herinnering instellen’. Van rechts naar links vegen is ‘verwijderen van de mail’.

Op de iPhone en iPad kun je deze instellingen eventueel nog aanpassen. Ga hiervoor naar Instellingen > Mail > Veegopties.

3. Werk met mappen

Het werkt niet voor iedereen even snel of overzichtelijk, maar door gebruik te maken van mappen kun je meer overzicht creëren. Maak bijvoorbeeld een map aan voor mails waar je later nog naar wilt kijken. Elke mail die binnenkomt waar je niet direct op kunt reageren gaat in deze map. Hier ga je vervolgens op een ander tijdstip doorheen. Zo hou je overzicht in de soms overweldigende stroom met mails zonder iets over het hoofd te zien. Je kunt mappen bijvoorbeeld ook gebruiken om mails te sorteren per project. Vergeet hierbij niet dat er ook een hele slimme zoekfunctie in Mail zit waarbij je (zonder mappen nodig te hebben) snel kunt zoeken op alle mails van één bepaalde afzender.

Als je gebruik maakt van zo’n mappenstructuur, zorg dan dat je mail ingesteld staat als IMAP. Hierdoor kun je zowel op je Mac als op je iPhone en/of iPad bij alle mappen. Om snel bij de veelgebruikte mappen te kunnen op je iPhone of iPad kun je ze ook nog toevoegen aan het postbussen overzicht:

• Open op je iPhone/iPad de Mail app en ga naar Postbussen (linksboven)
• Tik op “Wijzig” rechts bovenaan
• Kies “Voeg postbus toe..”
• Selecteer jouw veelgebruikte map(pen)
• Tik twee keer op “Gereed”

Je kunt nu heel eenvoudig bij je veelgebruikte mappen. Op de iPhone is dit super snel en overzichtelijk!

4. VIP’s en meldingen

Wil je niet constant gestoord worden, maar wel op de hoogte blijven van specifieke mails? Maak dan gebruik van zogenaamde VIP markeringen. Door belangrijke contactpersonen aan te merken als VIP kun je aangepaste meldingen toevoegen. Bijvoorbeeld een andere beltoon of trilpatroon. Ga hiervoor naar de iPhone of iPad Mail app > Postbussen en tik op VIP. Staat VIP er niet bij voeg deze dan eerste toe via de stappen hierboven. Nu kun je VIP’s toevoegen, verwijderen en de meldingen aanpassen. Op de Mac kun je een VIP aanmerken door met de rechtermuisknop op de naam te klikken en te kiezen voor ‘Voeg toe aan VIPs’.

5. Maak groepen en mail deze in één keer

Het adresboek van Apple (Contacten) heeft een aantal handige functies. Eén daarvan werkt samen met Mail en heet: Lijsten. Hiermee kun je meerdere ontvanger in één keer invoeren in Mail.

Sluit Mail af en maak een nieuwe groep aan in Contacten op de Mac door te kiezen voor Archief > Nieuwe lijst. Sleep hier de gewenste contacten in. Open nu het Mail programma en begin met het tikken van de naam van de lijst in het ‘aan’ veld. Doe pijltje naar rechts of tab als je ziet dat de juiste groepsnaam wordt aangevuld. Nu komen alle e-mail adressen uit die groep in het ‘aan’ veld te staan.

6. Mail grote bestanden direct vanuit Mail

Komt het regelmatig voor dat je grote bijlagen moet versturen en gebruik je hier nu WeTransfer of You Send It voor? Zonde van je tijd! In het Mail programma op je Mac zit namelijk een functie met de naam Mail Drop. Hiermee kun je bijlagen tot 5GB versturen zonder Mail te hoeven verlaten. Je kunt dit per postbus activeren bij ‘Accounts’ onder Mail > Instellingen > Accountinformatie.

7. E-mails inplannen voor later

Zit je soms nog in de avonduren of weekenden te werken óf werk je gewoon graag vooruit? Met de inplan functie in Apple Mail is het heel makkelijk geworden om e-mails op een later tijdstip pas te verzenden. Tik hiervoor eerst je e-mail, voeg eventuele bijlagen toe en vul een adres in bij ‘Aan:’. Klik vervolgens op het kleine pijl naar beneden naast het verstuur icoon. Je ziet nu een menu met twee suggesties en de optie om zelf een tijdstip aan te geven. De e-mail komt nu terecht in de postbus ‘Stuur later’. Door daar de mail weer aan te klikken kun je het tijdstip eventueel nog wijzigen of hem helemaal verwijderen.

Op de iPhone of iPad tik je niet één keer op de verzendknop, maar houd je je vinger er even op vast. Nu krijg je weer dezelfde mogelijkheden te zien als hiervoor beschreven op de Mac.

Verder lezen? Hier lees je hoe je weer controle krijgt over je mailbox.

Het bericht 7 tips om sneller te werken met Apple Mail verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..