1. Etiketten en enveloppen printen met Contacten

Ga je zelf een mailing versturen en wil je hiervoor etiketten of enveloppen printen dan kun je dit direct doen vanuit de Contacten-app op de Mac. Dat scheelt een hoop werk in Word of Pages. 

Soms is het handig om vooraf even een nieuwe lijst aan te maken en daar de specifieke adressen in te slepen. Dit kan via Archief > Nieuwe lijst (shift + cmd + N). Is de lijst compleet? Selecteer deze dan en klik op Archief > Druk af (cmd + P). Vervolgens krijg je een scherm waarbij je alle details kunt instellen. Zo kun je een standaard of aangepaste lay-out kiezen en alle details van het etiket bepalen. Denk hierbij aan het lettertype en de kleur van de letters. Ook is het mogelijk een bedrijfsnaam wel of niet af te drukken of bijvoorbeeld alleen thuis- of werkadressen te vermelden. Je krijgt zelfs de optie een kleine afbeelding (zoals een logo) op het etiket te printen.

2. Emailen naar specifieke lijsten

Bovengenoemde lijsten-functie maakt het beheren van contacten niet alleen heel overzichtelijk maar is ook handig als je meer mensen tegelijk een email wilt sturen. Maak hiervoor een aparte lijst aan (Archief > Nieuwe lijst (shift + cmd + N) en sleep daar de bijbehorende contacten in. Als je nu in het Apple mailprogramma de naam van de groep intikt bij het ‘Aan:’ -veld worden automatisch alle contacten uit die groep gemaild. Wil je niet dat iedereen alle adressen kan zien (in verband met de AVG wel zo netjes), gebruik dan het ‘Blinde kopie:’ -veld. 

Let op: email is er niet voor bedoeld om heel veel mensen in één keer te mailen. Gaat het om heel veel contacten of commerciële mailings, gebruik dan een daarvoor bedoeld systeem zoals Mailchimp of ActiveCampaign.

3. Dubbele contacten samenvoegen

Je bent niet de enige als in de loop van de tijd je adresboek wat vervuild is geraakt. Met veel dubbele contacten, zeker in bestanden met honderden items, wordt het al snel een behoorlijk karwei om dit handmatig uit te gaan zoeken. Gelukkig zit er in de Contacten-app op de Mac een functie om dubbele contacten op te sporen en samen te voegen. Ga hiervoor naar Kaart > Zoek dubbele vermeldingen… en klik op ‘Voeg samen’ om de kaarten samen te voegen. Je kunt ook twee of meer specifieke kaarten samenvoegen door ze allemaal te selecteren en te kiezen voor Kaart > Voeg geselecteerde kaarten samen.

4. Verjaardagen automatisch weergeven in de Agenda-app

Wist je dat als je een verjaardag toevoegt aan een contact deze automatisch in je Apple Agenda-app verschijnt? Wijzig hiervoor in de kaart van het contact het veld bij ‘jarig’. Als je ook het jaartal invult staat de leeftijd elk jaar automatisch tussen haakjes achter de naam in de agenda. Je vindt het vinkje om verjaardagen wel of niet te tonen bij Agenda > Instellingen > Algemeen en dan onderaan bij ‘Toon verjaardagskalender’. Op de iPhone vind je dit in de Agenda-app onder ‘Agenda’s.

5. Siri-suggesties en integratie in Contacten

Misschien heb je de opmerking ‘Door Siri gevonden in Mail’ wel eens bij een item in contacten zien staan. Apple Mail detecteert namelijk automatisch contactgegevens in mails die je ontvangt. Zo kun je deze gegevens gemakkelijk toevoegen aan je Contacten-app. Ga hiervoor naar de Contacten-app en klik op de gegevens. Je kunt ervoor kiezen om deze te bewaren in de kaart of te verwijderen. Kies je voor dat laatste dan verdwijnt de suggestie. 

Ook is het mogelijk om vrienden en familieleden toe te voegen aan je eigen contactenkaart. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven wie je zus, moeder of neef is en kun je vervolgens Siri gebruiken om contact te leggen. Met de opdracht: ‘bel mijn zus’ wordt automatisch de juiste persoon gebeld. Om dit in te stellen moet je eerst aangeven wat jouw kaart is als dit nog niet gebeurd is. Klik in de Contacten-app op de Mac op Kaart > Stel in als mijn kaart om jouw kaart in te stellen. Op de iPhone en iPad kan dit via Instellingen > Apps > Contacten > Mijn info. Vervolgens kun je bij je eigen kaart een nieuw veld toevoegen met bijvoorbeeld ‘zus’ en daarachter de naam in tikken. Je kunt ook tegen Siri zeggen “XX is mijn zus”. Deze persoon wordt dan automatisch toegevoegd aan jouw kaart als relatie.

Het bericht Vijf geheimen van de Apple Contacten-app verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..

Creëer overzicht

Alles begint met overzicht. Hierdoor werkt je Contacten-app soepeler en kun je sneller vinden wat je zoekt. Begin bij het uitzetten van overbodige accounts. Als je naar Contacten > Accounts gaat kun je precies zien welke accounts contacten binnenhalen. Zitter hier accounts bij die je helemaal niet voor contacten gebruikt? Schakel deze dan uit. De contacten die je wel wilt gebruiken kun je uiteraard opschonen door er één-voor-één doorheen te lopen. Met de optie Contacten > Kaart > Zoek dubbele vermeldingen kun je snel alle dubbele contacten uitfilteren.

Deel je contacten op in lijsten

Wat overzicht kan geven, vooral als je veel contacten hebt, is het indelen in lijsten. Maak een nieuwe lijst aan via Archief > Nieuwe lijst of door op het plusteken achter de accountnaam te klikken. Geef de lijst een naam en sleep de gewenste contacten erin. Let op: hij verplaatst het contact niet vanuit ‘Alle contacten’, maar past enkel een filter toe. Het contact is dus nog steeds te vinden in ‘Alle contacten’. Klik je op de lijst, dan krijg je alleen de contacten te zien die daartoe behoren. Verwijder je een contact uit een lijst, dan kun je kiezen voor het alleen verwijderen uit de lijst of ook uit ‘Alle contacten’.

Erg handig is dat deze lijst ook automatisch worden herkent in Apple Mail. Zodra je de eerste letters van een lijst intikt in het aan of CC veld wordt deze aangevuld met de naam van de lijst. Als je deze bevestigd door op enter te drukken worden alle adressen van deze lijst automatisch ingevuld.

Print etiketten of enveloppen

Als je adresetiketten of enveloppen wilt bedrukken met de adressen van contacten op je Mac, dan kun je dit het makkelijkste via de Contacten-app doen. Selecteer hiervoor de gewenste adressen (eventueel door eerst een lijst aan te maken) en kies voor Archief > Druk af (cmd + P). Vanuit hier kun je diverse standaard etiketten en enveloppen kiezen of zelf toevoegen.

Contacten naar Numbers of Excel

Je kunt contacten (via Archief > Exporteer) exporteren als vCard om ze in andere toepassingen te kunnen verwerken. Ook is het mogelijk contacten om te zetten naar een spreadsheet. Dit kan door een nieuw document te openen in Numbers en de gewenste contacten vanuit de Contacten-app naar het lege document in Numbers te slepen. Er worden automatisch kolommen aangemaakt en als je er later contacten aan toevoegt worden de gegevens netjes over de bestaande kolommen verdeeld. Vanuit Numbers kun je dit document weer opslaan in verschillende formaten of exporteren naar het Excel of PDF formaat.

Automatisch de verjaardagen in je agenda

Je kunt aan elk contact een geboortedatum toevoegen. Doe je dit, dan zal deze automatisch verschijnen in de Apple Agenda. Verjaardagen worden in de Agenda aangegeven met een cadeau-icoon. Je kunt bij Agenda > Instellingen > Meldingen aangeven of je hier ook een melding voor wilt ontvangen.

Slimme lijsten maken

Naast gewone lijsten kun je ook slimme lijsten aanmaken binnen Contacten. Ga hiervoor naar Contacten > Archief > Nieuwe slimme lijst. Geef de lijst een naam (bijvoorbeeld: Verjaardagen komende maand) en voer een of meer voorwaarden in. In dit voorbeeld ‘Jarig ligt in de volgende 30 dagen’. Zodra je deze slimme lijst aanklikt laat hij je de verjaardagen zien die de komende 30 dagen zullen komen zodat je op tijd een kaartje kunt sturen. Zo kun je bijvoorbeeld ook makkelijk alle adressen in een bepaalde plaats of de laatst gewijzigde contacten verzamelen.

Het bericht Haal meer uit Contacten op de Mac met deze tips verscheen eerst op PaSav-ICT, Jouw Apple ict partner in de regio..